Monday, June 15, 2009

Cara membuat CPM melalui Microsoft Project

1. Membuka MSPROJECT : menggunakan Perisian versi 2003 (windows XP)

Start > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2003

1.1 sebelum memulakan projek

Ruangan ini boleh di tiadakan dengan klik X (atas kanan)

1.2 mengenali ikon penting dan biasa digunakan

menu ikon (gambar)


Ikon

kegunaan

english

Kalau guna menu

1.2.1

Membuka fail baru (kosong)

new

File > new

1.2.2

Membuka fail sedia ada

open

File > open

1.2.3

Simpan fail

save

File > Save

1.2.4

Memecahkan beberapa aktiviti bawah satu tajuk

Outdent


1.2.5

Menyenaraikan/menyatukan beberapa aktiviti bawah satu tajuk

Indent


Banyak lagi menu dan ikon yang digunakan : akan diterangkan dalam nota …


2.0 Mula Projek baru dengan menggunakan fail sedia ada (sample01)

· Buka fail sample01

· Highlight task 1 sehingga siap dan tekan Delete.

· fail sample01 telah ada column yang telah dimasukkan formula bagi memudahkan pemantauan projek.

o Overall weightage

o Scheduled weightage

o Actual weightage

o +/- %

o Ahead/delay (days)

· mudah: Cuma ubah kos projek.

· Nota bagaimana nak masukkan formula terdapat dalam CD.

Insert column rujuk langakah 8.0

·

· fail sample01 yang kosong.

· Insert column:

o Klik kanan: insert column : cost,

o Klik kanan: insert column : start,

o Klik kanan: insert column : finish,

o Klik kanan: insert column : duration,

Jangan lupa….. save fail…. File > save as > (namakan : kursus) > save


3.0 Menentukan skop dan aktiviti (scope definition)


Dalam petak / column taskname masukkan maklumat seperimana di bawah: jumlah aktiviti mungkin beratus… tapi bagi tujuan latihan senarai sepertimana di bawah:

Nota:

Dalam penyediaan program projek sebenar biasanya akan mengandungi beratus item (perkara) perlu disenaraikan. Lagi banyak lagi detail...

3.1 Menentukan kos : senaraikan sepertimana tersenarai di atas.


Skip: kalau ada masa kita buat dihujung kursus…

3.2a Sekiranya hendak salin dari excel atau word : highlight/pilih dan copy (ctrl C) dan kemudian ke MS Project dan Paste (Ctrl V) pada petak task.

Klik kanan dan copy…

3.3 klik pada baris 1 petak Task Name dan Paste (Ctrl V).

Klik kanan dan copy…

4.0 tarikh mula projek perlu di ubah sebab mungkin penyediaan program ini samaada sebelum atau selepas tarikh milik tapak.

Klik project > Project Information dan ubah tarikh : Start Date : standard calendar

5.0 : Calender


calender:

jumlah hari duration tidak termasuk hari cuti. Jadi kalau ada cuti umum dalam tempoh kontrak.. tarikh-tarikh berkenaan perlu di tandakan sebagai hari tidak bekerja.

Klik kanan pada tarikh dan pilih Change Working Time

11 april adalah cuti

Klik petak 11

Klik non working time

Ulang langkah ini untuk hari – hari cuti lain dalam tempoh kontrak sahaja.

Atau sehingga tarikh siap EOT

Kalau nak jadikan hari sabtu hari bekerja, klik S dan

Klik petak non default working time

OK

Nota:

Hanya Boleh ubah sebelum sesuatu aktiviti di mulakan….

Kalau kerja dah mula kedudukannya akan kekal di situ….

Perhatikan : 6 days tidak termasuk hari cuti

6.0 WBS: buat column WBS (senarai kerja/aktiviti perlu dibahagikan kepada kategori/jenis kerja.)

Highlight/pilih task name klik kanan insert column dan pilih WBS

6.1 WBS: senarai kerja/aktiviti perlu dibahagikan kepada kategori/jenis kerja.

Lihat WBS :

Highlight/pilih mula hingga aktiviti paling bawah / terakhir. Dan Klik indent lihat perubahan WBS

6.0a WBS: senarai kerja/aktiviti perlu dibahagikan kepada kategori/jenis kerja.

Lihat WBS :

Highlight/pilih hanya aktiviti bawah kerja permulaan. Dan Klik indent lihat perubahan WBS

6.0b WBS: senarai kerja/aktiviti perlu dibahagikan kepada kategori/jenis kerja.

Lihat WBS :

Highlight/pilih aktiviti bawah bangunan. Dan Klik indent lihat perubahan WBS

6.0c WBS: senarai kerja/aktiviti perlu dibahagikan kepada kategori/jenis kerja.


Lihat WBS :

Ulang proses dimana perlu dan sesuai …

Dan Klik indent lihat perubahan WBS… dan fahami

6.1 KOS: setelah siap lihat jumlah cost (row teratas)….

6.1a ubah kos keseluruhan: klik kanan pada column overall weightage > customize fields.

6.1b: klik formula

6.1c : ubah kos ke 100000 (jumlah kos projek) OK

.....dan overall weightage akan berubah ke 100






7.0 : Resources


Resources:

Adalah maklumat tenaga kerja yang akan digunakan untuk melaksanakan sesuatu aktiviti.

Double klik

(sekiranya resource tak tersenarai, taipkan pada ruang ini.)

Pilih resource. Unit adalah 1 secara default… senarai adalah hasil dari apa yang telah dimasukkan..

Jumlah unit akan mempengaruhi duration. Dengan menambahkan unit, duration akan dapat dipercepatkan…

Klik view > resource usage…. Apa ni? ….Cuba study

Klik view > resource graph …. lihat

Klik view > resource sheet ….. fahami

MACAMANA NAK UBAH units:…. Tools > Options > Schedule ; pilih percentage atau decimal




8.0 Masukkan Column : Duration dan predecessors


8.1 : predecessors

Klik kanan : insert column dan pilih predecessors

8.1 : Duration

Sepertimana kos, duration perlu juga dimasukkan. Masa untuk sesuatu aktiviti perlu berpatatutan/logic.

Duration perlu sama dengan masa kontrak

Klik kanan : insert column dan pilih Duration

Ulang langkah di atas untuk:

  • predecessor
  • start
  • finish
  • dsbnya…


9.0 menyusun aktiviti (activity sequency).


Setelah WBS dikenalpasti:

Masa (duration) Semua aktiviti adalah 1 hari secara auto.

Setiap aktiviti perlu disusun dan ada kaitan dengan aktiviti lain.

9.0a : Jenis-jenis sambungan (link)


i). Finish to Start

contoh: pembinaan tiang dilaksanakan selepas asas

ii). Start to Start : mula serentak

iii). Finish to finish : siap serentak

iv). Start to Finish

contoh: pembersihan akan hanya dimulakan setelah pengukuran siap. (link ini jarang digunakan)

9.1 : Predecessors.


2 : baris ke 2

Selepas aktiviti di garis 2

9FS-75%,10FF

Kerja elektrik di mulakan 75% sebelum kerja dinding siap dan siap serentak dengankerja bumbung.

Nota: boleh klik dan tarik dari bar ke bar FS secara default

Siap…..

Cost, duration, start, finish dan predecessors….. mesti ada dan betul

10.0 Kritikal?


Format : Gantt Chart Wizard

Klik Critical Path : Finish

Apa itu CPM: (Critical Path Method) maknanya: Laluan yang berterusan yang menyambungkan permulaan ke akhirnya sesuatu projek.

(The longest sequential path of activities through the network which connects the beginning and the end of the project)


Selain ada aktiviti yang kritikal,

  1. MULA,
  2. SIAP
  3. semua aktiviti ada link.

Walaupun aktiviti biru tidak kritikal, ada ketikanya ianya bertukar menjadi kritikal sekiranya ianya tidak dapat disiapkan hingga ke masa tertentu…




11.0 Kalau semua dah OK … Save Baseline: + baseline1

Tools> Tracking > Save Baseline > OK (default)

Tujuan:

Setelah save baseline. Tarikh, kos dan duration tersimpan dan gantt chart tampak 2 bar : pertama adalah asal manakala satu lagi sebenar.

….. tersimpan dalam baseline cost, baseline start/finish, baseline duration

Sebelum save baseline

Selepas baseline klik kanan pada carta > Gantt Chart Wizard > Next > baseline >next>next>next> format it

>

Setelah save baseline

Biru sebenar (actual) ... Hitam baseline (asal)


12.0 Kemaskini

Tujuan kemaskini adalah:

  1. hari awal/lewat
  2. peratus kemajuan jadual asal (Scheduled)
  3. peratus kemajuan sebenar
  4. peratus awal/lewat

Nota:

% berdasarkan kewangan (cost)

Penting:

Sebelum mula langkah 1:

Masukkan 100% Comp. pada aktiviti mula terlebih dahulu…kalau tidak, hari lewat adalah tidak betul atau masih 0…tak logic!

langkah 1: hari awal lewat

Mungkin terdapat aktiviti yang belum dilaksanakan walaupun tarikh mula telah berlalu…. Oleh yang demikian tarikh mula perlu diubah kepada hari ini. Dengan cara ini…..

tools > Tracking > Update Project….

Klik : Reschedule uncompleted work to start after (tarikh hari ini atau tarikh yang dipilih) OK

Dengan cara ini , hari awal lewat akan dapat diketahui.

langkah 2: % kemajuan jadual asal

% kemajuan asal perlu diketahui untuk membolehkan kita mengetahui sama ada projek adal mendahului atau ketinggalan berdasarkan kewangan (cost)…..

tools > Tracking > Update Project….

Klik Update work as complete through (pilih tarikh hari ini atau tarikh lain)

langkah 3: % kemajuan sebenar (actual) & -/+ % awal

  1. Actual Start :
    1. masukkan tarikh pada setiap aktiviti yang telah dimulakan.
    2. kalau aktiviti belum dimulakan walaupun tarikh mula telah berlalu, masukkan juga tarikh (hari semasa/hari ini) biarkan % complete = 0.

dengan ini kelewatan hari akan dapat dikenalpasti dan berkemungkinan aktiviti yang sebelum

ini tidak kritikal akan menjadi critical….. insert baseline start untuk nak banding

  1. Actual Finish:
    1. Masukkan tarikh siap sebenar. (% complete akan jadi 100% secara auto)
  2. % Complete
    1. Masukkan angka 1 hingga 99 sahaja (untuk pastikan actual finish dimasukkan dengan betul)


13.0

S-Curve (kewangan)

S-Curve perlu disediakan pada beberapa peringkat:

1. sebelum pembinaan

2. semasa pembinaan (tiada perubahan kerja, kos & masa)

3. semasa pembinaan selepas perubahan kerja, kos & masa)

4. seterusnya sekiranya terdapat perubahan selepas 3.

13.01 Sebelum Pembinaan:

klik pada ruang kosong di atas

klik analysis

1. klik analyze timescaled data in excel.

2. entire project > next

3. pilih cumulative cost

4. klik add

5. klik work

6. klik remove

7. next

8. next

9. next

10 export data

Data di export ke excel

Boleh diubah kepada betuk ini dengan meng klik option ini.

S-Curve yang diperolehi tidak sepertimana yang dikehendaki:

Perlu dibuat pindaan terhadap s-curve berkenaan.

a. masukkan satu column sebelum bulan pertama dan masukkan angka 0 (kosong).

b. Perkara-perkara lain yang perlu ditambah adalah seperti: value pada curve dan bulan/tahun pada x - axis

Memperolehi Unjuran Kewangan

klik timescaled data

1.Dari Excel unjuran kewangan boleh diperolehi samada setiap bulan atau pada mana-mana masa yang diperlukan.

2. data ini boleh digunakan untuk SKALA




1. lihat baris total cumulative cost.

2. cumulative cost pada setiap waktu tertentu boleh diperolehi dari sini. Boleh digunakan untuk unjuran kewangan bulanan SKALA.

Scroll ke atas untuk lihat tarikh.

3. PASTIKAN FILE INI DISAVE BAGI TUJUAN S-CURVE ASAL vs SEBENAR

13.02 Semasa Pembinaan: (s-curve asal vs sebenar)

a. Gunakan fail s-curve (excel) yang telah di save sebelum pembinaan bermula (sekiranya belum ada perubahan cost, boleh juga menggunakan fail ms project untuk membina semula s-curve .

b. Memandangkan hanya terdapat 3 jenis data cumulative, Maka geraf sebenar hanya boleh dilakukan secara manual.

c. masukkan angka (belanja sebenar) ke petak ini untuk bulan pertama, kedua dan seterusnya....

....savekan fail ini dan masukkan angka belanja sebenar untuk bulan berikutnya pada bulan berkenaan.

Setelah angka actual dimasukkan (dalam excel)

1. highlight 2 baris dari angka kosong hingga ke hujung...

2. klik chart wizard

3. pilih line > finish

4. geraf yang terhasil.....

Boleh diperbaiki sebegini....

Atau begini.....

14.0 : Progress line

Dengan adanya progress line, kedudukan tarikh semasa dapat dikenalpasti. Tarikh hari ini atau tarikh-tarikh tertentu.

Klik kanan > proress lines…

Klik always display current progress line dan klik at current date.

ok

Klik line styles

Klik show date for each progress line

ok

hasilnya

CARA MEMASUKKAN FORMULA

Memasukkan formula :

Memasukkan formula : Weightage keseluruhan

Setiap aktiviti mempunyai weightage tersendiri dalam kos projek dan ini tidak ditunjukkan dalam perisian ini….jumlah % complete adalah berdasarkan duration….

Buktinya….

Task eeeee yang bernilai $500 sepatutnya mempunyai weightage 50% …tapi Cuma 19% walaupun dah 100% siap sebab durationnya….

klik kanan > insert column

Cari Number 1 > OK

Klik kanan pada Number 1 > customize fields…

Klik formula dan masukkan formula dibawah: OK

Klik field cari cost, klik / (masukkan kos project) klik * 100….. bagi projek lain (lain kos) tukar angka 850000

Nak memudahkan tukar column Number 1 ke weightage keseluruhan…

Klik kanan Number 1

Rename


FORMULA AWAL DAN LEWAT

Hari : awal/lewat

Memasukkan Formula:

Klik kanan: > Insert Column pilih Duration1

Nota:

-Lewat memulakan sesuatu aktiviti tidak semestinya taikh siap akan lewat. (bukan dalam Kritikal)… tetapi sekiranya aktiviti dimulakan lewat sehingga ‘menolak’ aktiviti berikutnya melepasi tarikh siap asal, maka ianya akan menyebabkan kelewatan.

-Yang pasti: kelewatan akan berlaku bila aktiviti kritikal dimulakan lewat.

- lewat akan dikira serentak (maximum) bukan jumlah dari beberapa aktiviti yang dimulakan lewat.

- LIHAT RAJAH

Klik Kanan pada Duration1 > Customize Fields... > formula , dan masukkan formula ini > OK

CARA:

Klik field > cari duration > ok > klik – ok > field cari Baseline duration > ok

Rajah awal/lewat hari

(Hitam) Program asal siap asal 2 aktiviti yang lewat mula lewat siap siap semasa

V.O : akan melibatkan kos (tambahan atau kurangan) :

tetapi tidak semestinya melibatkan tambahan masa

klik line 15 > tambah task:

Bila ada VO: masukkan…

Kos

Duration

Link yang bersesuaian

Start

VO tidak melibatkan tambahan masa

Tarikh mula, link mengikut kesesuaian, : masa siap adalah sebelum siap asal projek.

Melibatkan tambahan masa:

Siap asal

siap semasa

Tambahan kerja yang melibatkan tambahan masa sebab dalam kritikal


MENGIRA EXTENSION OF TIME (E.O.T)


EOT

Berapa hari patut bagi?

Beberapa perkara perlu diambilkira sebelum kelulusan EOT.

a. Akiviti yang diluluskan EOTnya.

b. aktiviti yang tidak diluluskan EOTnya.

c. Samaada dalam critical path atau tidak.

Proses agak rumit tetapi EOT yang diberi lebih realistik sekiranya perkara-perkara berikut telah diambilkira.

i. Predecessors adalah betul.

ii. Tarikh telah dimasukkan dengan betul. (actual start dan actual finish)

iii. Sebab kelewatan telah dikenalpasti dan dicatatkan.

Save As fail ini ke xxxEOT01… sebab fail ini akan diubah tarikh-tarikh berdasarkan:

i. Ubah tarikh ke tarikh baseline (tarikh asal:sebelum pembinaan) sekiranya kelewatan tidak layak EOT.

(tanpa mengubah link)

ii. Yang layak EOT … kekalkan (semak tarikh mula dan siap dan duration: samada telah berubah

Senaraikan:

Actual Start

Actual Finish

catatan

a.

aktiviti yang dipohon EOT

a1.

warnakan merah yang EOT tak lulus

Ubah ke asal

Ubah ke asal

a2.

warnakan hijau yang EOT dilulus

Kekalkan

Kekalkan

Memandangkan aktiviti ini telah siap, ianya kekal ditempat asal. ..ubah % complete ke 0 % lepas tu masukkan 100% balik.

b.

Yang tak minta EOT

Warnakan biru

Siap sepertimana baseline duration

klik kanan pada aktiviti > font >pilih warna >ok. (untuk memudahkan aktiviti yang terlibat: warnakan)

nota: 1. dwiklik pada bar dan tukar warna

2. klik kanan pada paparan kosong carta klik bar styles> text dan pilih option… name dsbnya.

Faktor logik perlu diambilkira dalam menentukan EOT:

Chontoh:

1. 2 aktiviti atas tak lulus (merah). Maka tarikh mula perlu balik ke tarikh mula asal.

2. 2 aktiviti bawahnya dilulus (hijau). Walaupun dilulus dan tarikh mula adalah setelah sub aktiviti 1.2 siap,

tarikh mula masih perlu balik ke asal sebab EOT aktiviti sebelumnya tidak lulus.

3. sub aktiviti 2.2 walaupun tak lulus boleh dikekalkan sebab ianya tidak dalam laluan critical. (tidak mempengaruhi EOT).

4. dari CPM tarik siap adalah 7 April dan baseline finish adalah 20 Februari: (EOT adalah sebanyak …. Hari)




BAR STYLE & MENCETAK

Bar styles:

Bagi memudahkan pemantauan dan kemaskini, ada baiknya Bar styles diubahsuai sptmana berikut:

Text, % complete dsbnya

cara:

Kliik kanan > bar styles >

klik text >

klik task (biru)

: Left > pilih Name : Right pilih % complete

Ulang untuk critical…, milestone, summary progress dsbnya

Warna text : critical

Mewarnakan text aktiviti yang kritikal (tak perlu ubah warna font)

Format > text styles…

Ø pilih Critical tasks

Ø tukar warna (merah)

Ø OK

Gantt Chart dan critical task

Penting: pastikan telah save baseline
setelah projek dilaksanakan, bagi memudahkan pemantauan, rajah gantt yang dicetak hendaklah mempamerkan seberapa banyak maklumat yang boleh :

  1. aktiviti
  2. % siap
  3. tarikh mula
  4. kritikal
  5. awal/lewat
  6. VO
  7. EOT

Tracking Gantt :

View > pilih tracking gantt

Nampak aktiviti kritikal

Rajah ini menujukkan projek tidak di save baseline

Sebab 1 bar sahaja

Save baseline

Tools > Tracking > save baseline > OK

Ada 2 bar

  1. asal
  2. sebenar

Zoom…

Ada kalanya rajah gantt tidak kelihatan, terlalu besar, terlalu kecil.

Klik kanan pada tarikh pilih zoom

Klik Entire project > OK

Mencetak…

Adalah agak sukar untuk mencetak semua maklumat dalam satu kertas walaupun dalam saiz A3.

Cetak dalam dua versi

  1. Maklumat dari column
  2. Carta Gantt.

Tunjukkan Column:…

Actual start

Actual finish

+/- % belanja

Hari awal/ lewat

% siap

Cost

Actual cost

Baseline start

Baseline finish

Lain-lain yg perlu kalau muat

Tunjukkan maklumat:…

Baseline (carta asal)

Name

% complete

Critical tasks

Tarikh actual start

Tarikh actual finish

Tajuk, legend dalam cetakan:

Tajuk:

File > page setup

Klik left/center atau right: > Taipkan tajuk projek > ok





BASELINE

Baseline…

Baseline adalah maklumat/data yang akan kekal dan tidak berubah dalam fail semasa/setelah proses kemaskini. Beberapa perkara/proses perlu dilakukan supaya maklumat/data tidak akan hilang sepanjang project dalam pembinaan. Projek mengalami perubahan : VO, EOT, skop, dsbnya.

No.

Project 2003

Save/save as: Nama fail

Save : baseline (sebelakukan sebarang updating)

kegunaan

Sekiranya akan diubah

1.

Siap CPM dan OK

Save (projek)-baseline1)

Save : baseline

Save : baseline1

Simpan fail ini

2.

Kemaskini sebelum berlaku perubahan (guna fail atas)

Save as: (projek)-baseline1-update)

Save : baseline

Save : baseline1

kemaskini

Simpan fail ini

3.

Kemaskini setelah berlaku perubahan (guna fail atas)

Save as: (projek)-baseline2-update)

Save : baseline2

(Baseline1 jangan delete)

Save : baseline

kemaskini

Simpan fail ini

4.

Kemaskini setelah berlaku perubahan lagi (guna fail atas)

Save as: (projek)-baseline3-update)

Save : baseline3 (Baseline1 & baseline2 jangan delete)

Save : baseline

kemaskini

Simpan fail ini

…dan ulang proses

5.

Tambahan aktiviti

Save as: (projek)-baseline # -update)

Save : baseline #

Save : baseline

kemaskini

Simpan fail ini

…dan ulang proses

Nota: dengan melaksanakan save baseline1,2,3 dan seterunya, maklumat-maklumat sebelum telah tersimpan.

Dan maklumat ini boleh dilihat dengan : contoh: insert column baseline2 start dsbnya.

Sebenarnya hanya satu boleh digunakan sepanjang tempoh kontrak….

Tapi ada baiknya cara di atas dilakukan bagi memudahkan mencari maklumat lepas sekiranya berlaku kesilapan

dan tersalah mmemasukkan maklumat…..

tools > tracking > save Baseline…

save baseline > baseline

Semua baseline boleh dipaparkan bagi tujuan perbandingan dan pemantauan…..

(5). Tambahan aktiviti

aktiviti yang di masukkan kemudian samaada melibatkan kos ,masa atau tidak boleh disavebaseline dengan hanya ...meng HIGHTLIGHT aktiviti yang di pilih terlebih dahulu dan kemudian pilih selected tasks tanpa mengubah aktiviti lain.

.........TOOLS > TRACKING > SAVE BASELINE >

........pilih SELECTED TASKS > OK.






No comments:

Post a Comment

About Me

www.minda-malaysia.blogspot.com